Účto Voršilka

Opletalova 1535/4
110 00 Praha 1
• • •
t: 776 053 934
e: info@ucto-vorsilka.cz



Ekonomický systém
POHODA


(c) 2014
Design: Branický grafický ateliér
a Tvorba INTERNETOvých stránek

Archivace účetních dokladů


Datum: 23. ledna 2017

Autor: Bc. Jiří Voršilka, Praha
V dnešní době je trendem omezovat papírovou komunikaci a odesílat dokumenty elektronicky. Účetní firmy a oddělení mají ale stále mnoho dokladů v papírové podobě. Mnoho lidí proto zajímá, kdy a za jakých okolností se mohou zbavit starých dokladů, aby měli místo na nové.


   Této problematice se věnuje zákon o archivnictví a spisové službě. Nařizuje například, aby organizace před skartací dokumentů ve spolupráci s místně příslušným archivem vybrala archiválie.

   Mezi archiválie patří dokumenty o vzniku, přeměně a zániku původce (například zakladatelské dokumenty), dokumenty o řízení původce (například výroční zprávy), dokumenty o majetku původce (například mimořádné inventarizace majetku), finanční dokumenty (zejména účetní závěrky) a dokumenty vztahující se k předmětu podnikání původce (například podnikatelské plány).

   Ačkoli to s účetnictvím příliš nesouvisí, dokumenty nemusí být pouze písemné, ale i například zvukové nebo obrazové.

   Jedním z populárních témat certifikačních zkoušek z účetnictví je povinná doba archivace účetních dokladů, kterou stanovuje zákon o účetnictví a daňové zákony.

   Podle zákona o účetnictví musí účetní jednotka archivovat účetní závěrku a výroční zprávu 10 let od konce daného období. 5 let od konce daného období musí archivovat účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh a účetní záznamy.

   Povinná archivace účetních dokladů se týká i právního nástupce, likvidátora, insolvenčního správce, dědice OSVČ atd.

   Zákon o daních z příjmů stanovuje, jak dlouho musí OSVČ archivovat daňovou evidenci (peněžní deník, knihu pohledávek, knihu závazků, knihu majetku atd.). To odpovídá maximální lhůtě pro stanovení daně.

   Plátce DPH je povinen archivovat daňové doklady 10 let od konce daného období.

   Velmi přísné podmínky platí pro archivaci dokladů souvisejících se zpracováním mezd. Například mzdové listy se archivují plných 30 let od konce daného období.

   Jak je vidět, skartace starých účetních dokladů není nic jednoduchého.